Changer de logiciel de salon sans perdre ses données clientes repose sur une règle simple : on n'arrête jamais l'ancien outil avant d'avoir vérifié que tout fonctionne dans le nouveau. Concrètement, on exporte le fichier clients, on fait importer les données dans le nouveau logiciel, on teste avec quelques fiches, puis on remplace les liens de réservation en une seule journée calme. Les deux outils tournent en parallèle quelques semaines, et la résiliation vient en dernier.
Faire l'inventaire : exporter, ressaisir ou laisser
Toutes les données n'ont pas la même valeur, et toutes ne se transfèrent pas aussi bien. Avant de commencer, classez-les :
| Donnée | Que faire | Pourquoi |
|---|---|---|
| Coordonnées des clientes | Exporter et importer | Sans elles, impossible de prévenir qui que ce soit du changement |
| Rendez-vous à venir | Exporter juste avant la bascule | Un rendez-vous oublié, c'est une cliente qui arrive sans être attendue |
| Formules de couleur et notes | Exporter, puis vérifier à la main | C'est ce que les clientes remarquent tout de suite si cela manque |
| Historique des visites | Exporter si possible | Utile pour savoir qui revient et à quel rythme |
| Consentements marketing | Exporter avec leur date | Le RGPD impose de pouvoir prouver l'accord de la cliente |
| Forfaits, cartes cadeaux, soldes | Lister à part et ressaisir | Ils se transfèrent rarement de façon automatique |
| Statistiques anciennes | Garder l'export en archive | Rarement nécessaires dans le nouvel outil |
Le déroulé, question par question
- Comment récupérer mes données ?
- Cherchez l'export dans les paramètres de l'ancien logiciel, généralement au format Excel ou CSV. S'il n'existe pas, demandez-le par écrit au service client : vos données vous appartiennent, et le RGPD prévoit un droit à la portabilité pour les personnes concernées. Ouvrez le fichier reçu et vérifiez qu'il contient bien les notes, pas seulement les noms.
- Qui fait l'import ?
- Beaucoup d'éditeurs importent le fichier pour vous, souvent gratuitement. Demandez-le avant de souscrire, et faites d'abord un essai avec une vingtaine de fiches.
- Quand faire la bascule ?
- Un mardi ou un mercredi de période calme, jamais avant les fêtes ni pendant la saison des mariages. Exportez une dernière fois les rendez-vous à venir le matin même.
- Comment prévenir les clientes ?
- Par un message court envoyé le jour de la bascule, avec le nouveau lien. Remplacez au même moment le lien sur Instagram, la fiche Google, le site et Facebook, et retirez les anciens QR codes du comptoir.
- Quand résilier l'ancien abonnement ?
- Quand le nouvel outil a tourné un mois sans surprise. Vérifiez la date de reconduction et le préavis : certains contrats sont annuels, et un oubli coûte une année de plus.
Un message type pour les clientes
Un exemple à adapter : « Bonjour, le salon change d'agenda en ligne. À partir d'aujourd'hui, vous pouvez réserver ici : [lien]. Vos rendez-vous déjà prévus restent valables, rien à faire de votre côté. À très vite ! » Court, rassurant, et sans jargon technique.
Choisir un logiciel qui facilite le départ… et le prochain
Un changement est aussi l'occasion de vérifier que le nouvel outil vous laissera partir facilement le jour venu : export complet, sans engagement long, sans commission qui rende le départ coûteux. Boona prend en charge gratuitement la migration du fichier clients depuis l'ancien logiciel, enregistre chaque export et coûte 2 dollars par mois plus 1 dollar par poste, sans commission ; les trois premiers mois sont offerts, ce qui laisse le temps de faire tourner les deux outils en parallèle. Il ne gère en revanche ni paiement en ligne, ni acomptes, ni cartes cadeaux : ces éléments resteront à suivre à part.
Si vous quittez une plateforme à commission, lisez aussi notre article sur les alternatives à Treatwell. Pour choisir le nouvel outil, consultez le guide du logiciel de prise de rendez-vous pour salon de coiffure et la rubrique Logiciel pour salon de coiffure.
Questions fréquentes
- Vais-je perdre des clientes en changeant de logiciel ?
- Très peu, si le nouveau lien est diffusé partout le même jour et si les rendez-vous déjà pris sont transférés. Les clientes fidèles suivent le salon, pas l'application.
- Combien de temps prend un changement de logiciel ?
- Comptez trois à quatre semaines entre le choix du nouvel outil et la résiliation de l'ancien, dont une seule journée de bascule.
- Faut-il redemander le consentement des clientes ?
- Seulement pour les messages promotionnels dont vous ne pouvez pas prouver l'accord. Les messages liés au rendez-vous, comme les rappels, n'en ont pas besoin.